Adequação da LGPD nos escritórios de advocacia

Já pensou sobre a adequação da LGPD nos escritórios de advocacia?
Depois de muita especulação, a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020. Finalmente podemos dizer que o Brasil possui uma Lei de proteção de dados que garante direitos e obrigações aos seus titulares, controladores e operadores.
Grande parte dos advogados sabe a importância de leis como essa para garantir o direito do titular de dados. A tecnologia avança de forma muito rápida e as leis não são criadas na mesma velocidade, o que, muitas vezes, causa discrepância entre o nosso cotidiano e a legislação vigente.  Em um mundo cada vez mais conectado, a necessidade de utilização dos dados para manter uma empresa prestando serviço ou vendendo produto é cada dia maior.
A LGPD estabelece que todas as pessoas jurídicas e físicas que fazem uso comercial de dados devem se adequar à Lei. Ainda assim, muitas empresas fecham os olhos para essa obrigação por entenderem que a sua atividade nesse sentido pode ser considerada mínima. A verdade é que impossível encontrar uma única empresa que não faça uso de dados na sua rotina. Ou seja, até mesmo a menor das empresas precisa estar atenta às disposições da Lei.
Diante da entrada em vigor da LGPD, abriu-se a oportunidade para um novo nicho dentro do Direito. Há muitos advogados estudando a Lei, assistindo palestras, fazendo cursos livres e de pós-graduação, com o intuito de vender a adequação à LGPD como parte da sua cartela de serviços. Entretanto, muitos deles esquecem que a Lei também é válida para os seus próprios escritórios.
Apesar de o advogado ter grande habilidade na interpretação das leis, o que ajuda muito na hora de lidar com uma lei nova, a Proteção de Dados não é algo que deve ser aplicada somente às empresas dos clientes. Não é apenas um direito que deve ser pleiteado em nome do titular.  A proteção de dados deve ser entendida como uma prioridade dentro de todas as empresas, incluindo os escritórios de advocacia.
Quando faço essa menção, sei que vem à mente de muitos colegas os escritórios de grande porte, os departamentos jurídicos alocados dentro das empresas e os escritórios de boutique. Contudo, a lei não se aplica somente a essas grandes estruturas: deve ser implementada também pelos escritórios de pequeno porte, inclusive pelo advogado que ainda não possui CNPJ, mas já começou a prestar seus primeiros atendimentos.
Sempre falo para os meus clientes que possuem pequenas empresas que é muito mais “fácil” crescer adequado do que se fazê-lo quando a empresa já possui diversos procedimentos criados e estabelecidos por anos ou décadas. Mudar uma cultura organizacional que está em vigor há anos é bastante desafiador: é mais fácil começar de forma organizada e ir ajustando o que for necessário conforme a empresa vai crescendo.
Quando falo empresa, estou me referindo a você, advogado, que lê este texto. Precisamos ter em mente que a advocacia é um ramo de atividade empresarial. Nossos escritórios devem ser tratados como empresas; nossos clientes, como consumidores do nosso serviço.
Sei o quanto é estranho ouvir isso. Não é o que aprendemos na faculdade. Ainda assim, precisamos mudar essa mentalidade para possibilitar o crescimento saudável dos nossos escritórios.
Quando passamos a ter esse entendimento, fica muito mais fácil compreender a importância da adequação à Lei Geral de Proteção de Dados desde o começo de sua atividade.
Os escritórios de advocacia tratam uma quantidade enorme de informações todos os dias. São diversos contratos, ações e acordos que possuem em seu texto diversas informações. É necessário garantir que os dados contidos nesses documentos tenham um tratamento adequado e que o titular saiba os seus direitos.
Para colocar o seu escritório no caminho certo, aqui vão algumas dicas para ajudar você a iniciar a adequação:

• Crie um procedimento para receber documentos dos clientes, para guardá-los e enviá-los aos seus colaboradores. Você pode usar o aplicativo Miro para criar um fluxograma.
• Defina a quais informações do seu escritório os seus colaboradores poderão ter acesso. Para isso, você pode criar pastas no seu drive ou no servidor e liberar o acesso conforme a necessidade.
• Crie um backup organizado dos documentos enviados pelos seus clientes, permitindo a localização ágil dos dados e o descarte quando necessário. Isso pode ser feito tanto no servidor como na nuvem.
• Estude a lei, mesmo que você não pretenda trabalhar com a adequação das empresas.
• Contrate um bom antivírus e instale em todos os computadores do seu escritório.
• Aumente a segurança do e-mail e de programas com a autenticação de dois fatores.
• Utilize nos computadores somente programas originais.

Apesar da obrigatoriedade, a adequação da sua empresa à LGPD ainda pode ser vista como um grande diferencial, visto que boa parte das empresas ainda não despertaram para essa necessidade e para a gravidade da situação em caso de não conformidade.
Use esse fator para se destacar desde o começo e atraia mais clientes que valorizem o tratamento diferenciado, o cuidado e a segurança de suas informações.
O que acha sobre a adequação da LGPD nos escritórios de advocacia?
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Crédito de imagem: Rawpixel